Os custos de impressão podem aumentar rapidamente, especialmente num ambiente em que precisamos de imprimir com frequência, no momento de entrega de trabalhos de faculdade, ou se tivermos um negócio próprio… Felizmente, existem diversas estratégias para poupar dinheiro sem sacrificar a qualidade ou a quantidade do que precisamos de imprimir.
Ao programar as definições, comparar tinteiros e utilizar ferramentas digitais, pode reduzir os custos de impressão e ajudar na poupança a longo prazo.
Dicas para o dia a dia
Atenção ao duplex – Começando pela eficácia da impressora, uma das opções é utilizar a função de impressão duplex que a maioria das impressoras atuais possui, para imprimir frente e verso com o objetivo de poupar no consumo de papel. Trata-se de uma opção que não é apenas propensa a poupança de dinheiro como sobretudo muito mais ecológica.
Preto e Branco – Se não aderiu ao serviço do Instant Ink da HP – que garante um custo por página muito baixo independentemente se imprime a cor ou a preto e branco – ou se imprime apenas texto ou mesmo uma fotografia, e que iremos falar posteriormente, esta poderá ser uma forma de poupar. Para isso, deve programar a sua impressora para imprimir a preto e branco e apenas utilizar a opção a cores quando verdadeiramente necessitar.
Área de impressão e modo rascunho – Outra das opções de poupança é ajustar as definições da impressora para imprimir duas páginas do documento numa única página, a fim de reduzir ainda mais a utilização do papel. Ou, no caso de não necessitar de ter uma elevada qualidade de impressão, deve imprimir no modo de rascunho. Esta opção utiliza menos tinta e ajuda a aumentar a durabilidade de cada tinteiro.
A questão da manutenção – Uma boa manutenção da impressora pode fazer com que esta dure mais tempo. É importante certificarmo-nos de que esta é limpa regularmente e sempre que alguma peça estiver gasta ou danificada substituí-la o mais rápido possível, de modo a evitar mais danos e reparações caras.
Um exemplo são as cabeças da impressora que com o tempo podem ficar entupidas com tinta seca, o que pode resultar numa diminuição na qualidade. Para quem não imprime muito, as soluções de tinteiros com cabeça de impressão integrada são a melhor opção, porque de cada vez que troca o tinteiro está a trocar a cabeça de impressão e assim evita problemas de manutenção deste importante componente.
Tinteiros originais – Outra preocupação a ter é a importância de utilização de consumíveis originais. Sobretudo porque esta abordagem garante uma qualidade de impressão elevada e evita custos inesperados e escondidos com a utilização de consumíveis não originais. Os consumíveis não originais, por norma, não estão calibrados para o ponto de fusão da impressora o que normalmente resulta em menor qualidade, possíveis derrames e até impressões danificadas que invariavelmente vão parar ao caixote do lixo.
Muitas vezes estes derrames podem contaminar a impressora levando à perda do equipamento ou a custos de reparação elevados, mesmo quando o equipamento está em garantia.
A utilização de consumíveis não originais dentro da garantia do produto é altamente desaconselhada. O que aparentemente parece uma solução acertada pode trazer custos escondidos muito elevados, com um desperdício considerável e um custo até superior. E ao contrário do que aparenta tem impactos ambientais consideráveis.
A forma mais económica de imprimir
Hoje em dia, existem várias opções para imprimir os seus documentos, desde a subscrição de páginas às impressoras Tanks, passando pelas impressoras tradicionais de tinta e toner. A forma mais económica de imprimir depende do que imprime e com que frequência o faz.
Subscrição de páginas: Se ainda não conhece este serviço e se pretende poupar na impressão, este é o momento indicado para fazer uma pesquisa mais detalhada sobre o tema. Serviços de páginas como é o Instant Ink é uma excelente forma de poupar dinheiro, mais ainda se tem como hábito imprimir regularmente algumas fotografias.
O Instant Ink da HP, é um serviço em que o cliente deixa de se preocupar com a quantidade de tinta que está a consumir e apenas tem de se preocupar com o plano de páginas necessárias para as suas impressões mensais. Quer sejam apenas páginas de texto quer sejam fotografias A4, o custo será sempre o mesmo, apenas uma página do seu plano mensal.
Não só é uma solução que permite poupar economicamente, porque o custo por página é verdadeiramente baixo, como também é conveniente, isto porque deixará de ter de se deslocar a uma loja para comprar o seu tinteiro ou toner, porque estes serão enviados para a morada de casa ou escritório, sempre que a impressora começar a ficar com os consumíveis em falta. Com este serviço a HP também assegura que nunca ficará sem tinta ou toner para as suas impressões mais urgentes, porque os consumíveis de substituição serão enviados em antecedência para evitar transtornos na hora de imprimir.
Sistema de impressão Tank: Uma alternativa recente para alguns clientes é a utilização de impressoras que utilizam o sistema de impressão de alimentação contínua, conhecidas no mercado por Tank. É importante esclarecer que estas impressoras não têm nenhuma nova tecnologia de impressão inovadora, utilizam as já existentes no mercado, a jato de tinta ou a laser, utilizam sim é um sistema diferente de alimentação das cabeças de impressão. Este sistema permite ao usuário colocar a tinta ou toner num recipiente na impressora para o efeito e reabastecer sempre que este acabar.
Este sistema tem um custo por página muito baixo e pode ser uma boa opção para quem de facto imprime grande quantidade de páginas. No entanto tem os seus riscos associados.
Se imprimir pouco, este sistema não traz os resultados esperados porque está a pagar no momento da compra o custo da impressora e dos consumíveis para 2 ou 3 anos de utilização. Se não imprimir com muita frequência o mais provável é que nunca imprima o suficiente para consumir toda a tinta ou toner que comprou no momento da aquisição da impressora.
Existe ainda o risco de uma maior necessidade de manutenção destes equipamentos podendo levar a custos adicionais não previstos. Exemplo disso é o facto das cabeças de impressão estarem localizadas na impressora e por esse motivo não serem substituídas a cada nova aquisição de um tinteiro. Esse facto aumenta a probabilidade de avaria ou entupimento dos injetores o que pode causar custos adicionais e que minimizam ou até anulam a poupança do custo por página baixo.
Um conselho, se não imprimir muito provavelmente esta não é a melhor opção de compra. Deverá considerar neste caso outras opções já mencionadas que permitem uma maior poupança.
A poupança e o ambiente de mãos dadas
A sustentabilidade é uma preocupação de todas as pessoas e empresas, e quando este argumento se junta à possibilidade de reduzir a despesa com impressão, encontramos uma base comum para se encontrar a melhor estratégia de impressão.
Dependendo do seu perfil de utilização, a opção por impressoras de toner pode ser uma opção que permite maior poupança e – consequentemente – mais responsável do ponto de vista ecológico. Por outro lado, serviços como o Instant Ink, em que a impressora encomenda automaticamente os tinteiros ou toners e permite recebê-los em casa ou no escritório, garantem uma gestão eficiente dos consumíveis, a criação de planos de impressão equilibrados e ajustados às necessidades de cada cliente, flexíveis porque permitem ajustar o plano sempre que é necessário, com custos por página muito baixos e com total visibilidade e controlo de custos.
Com estas estratégias como a maximização da eficácia de impressão, a redução da utilização de tinta, a manutenção regular, a utilização de tinteiros originais e o uso de serviços de páginas é possível reduzir significativamente os custos de impressão sem sacrificar a qualidade.
Para imprimir de forma mais sustentável e económica há que encontrar o melhor modelo de impressão que se ajuste ao perfil de cada utilizador. O que pode ser a melhor solução para um utilizador pode não o ser para outro, mas existem várias estratégias que podem ajustar-se a cada tipo de utilizador, a tirar o melhor partido da sua impressora e ainda assim conseguir reduzir os custos e ser mais sustentável.
Tire algum tempo para avaliar as práticas de impressão atuais e veja onde pode fazer alterações, de modo melhorar os seus resultados. Lembre-se, mesmo as pequenas alterações podem resultar em grandes poupanças a longo do tempo. E se juntar a este argumento o facto de estar a ajudar o meio ambiente com uma política de impressão mais sustentável, então não tem desculpa para não seguir estas dicas.
Este texto foi escrito por Paulo Matos, Area Category Manager na HP
